Faisant intervenir les différents corps professionnels, la réunion de chantier a pour but de faire le point sur les tâches à réaliser et l’avancée des travaux. C’est aussi l’occasion de faire des échanges et d’aborder toutes les questions relatives aux dysfonctionnements, aux ajustements ainsi qu’à la validation du choix des équipements. Par ailleurs, il permet aux différents acteurs de se mettre en relation et d’échanger sur les éventuelles questions de technicité. Notez qu’à l’issue de celle-ci, un procès-verbal doit être établi. Alors, comment animer une réunion de chantier et quelles sont les questions primordiales à aborder ?
Déterminez le rôle de chacun tout en anticipant la réunion
Se déroulant sur le chantier même, la réunion de lancement se déroule hebdomadairement à une fréquence mensuelle. Pour la réussir, vous devez définir les rôles de chaque intervenant afin de connaître leurs tâches le jour venu. Pour vous faire gagner en productivité, il est important de clarifier les rôles, les missions, les délais de livraison ainsi que les dates d’intervention de chaque corps de métier.
Si vous vous demandez comment organiser une réunion de chantier et comment la réussir, il vous faudra obligatoirement :
- Envoyer une convocation en amont et exiger la présence de tous les participants,
- Poser une date fixe chaque mois,
- Fixer des règles comme l’usage du téléphone et définir une plage horaire,
- Captiver l’attention des auditeurs et aborder des sujets qui les concernent tous,
- Laisser la parole à tout le monde tout en pensant à présenter tous les nouveaux membres.
Mise à jour du planning et anticipation des problèmes à résoudre
Un grand nombre de réunions de chantier restent un échec. Pour éviter que ce ne soit pas le cas, il est bon d’avoir un planning. Lors du grand jour, abordez toutes les questions relatives à l’avancement des travaux :
- Où en êtes-vous et quelles sont les tâches déjà effectuées ?
- Quels sont les nouveaux ordres du jour et rencontrez-vous des problèmes pour leurs mises en œuvre ? Si oui, définissez ensemble des solutions.
Par la même occasion, abordez la liste des tâches prioritaires afin d’assurer le bon déroulement des travaux. Comme dans tout autre projet, utilisez un logiciel de planning de travaux, cela vous aidera à visualiser l’avancée des travaux.
Un chantier réussi, livré en temps et en heure, se base sur l’anticipation ainsi que l’organisation et la flexibilité. Pour une réunion productive, pensez à aborder toutes les questions relatives au problème d’approvisionnement, de stock et de livraison. Réorganisez le travail en fonction de ces derniers. Lorsque vous êtes maître d’ouvrage, ayez une vision globale et à long terme.
Préparer une réunion de chantier : quels autres conseils pour réussir ?
D’autres questions doivent être abordées pour une réunion productive. Ci-après les différents points que vous devez aborder à ce propos.
La sécurité, un élément essentiel
Lorsque vous êtes maître d’ouvrage, il est essentiel de vérifier la sécurité des employés ainsi que du chantier. Contrôlez les états des matériels qui sont installés et voyez le responsable de sécurité hebdomadairement. Un accident de sécurité peut affecter le délai de livraison du travail.
Prévoir les coûts supplémentaires
Il existe toujours des dépenses supplémentaires lors d’un chantier. Et la réunion de chantier est le moment le plus opportun d’aborder le sujet. Identifiez les causes et prévoyez un fonds de sécurité.
Établir un compte rendu
Rédigé par le maître d’œuvre, le compte rendu ou PV de réunion de chantier dispose d’une grande importance. Il doit aborder l’ordre du jour ainsi que les problématiques qui sont survenus. Et si vous vous demandez comment bien réaliser le compte rendu d’une réunion de chantier, intégrez toutes les informations que vous jugez propices à l’avancement du projet.